E-postaya sığmayan büyük bir dosyayı göndermek için en kolay yöntem, dosyayı güvenilir bir bulut depolama alanına yükleyip yalnızca paylaşım bağlantısını iletmektir. İnternet bağlantısı yavaşsa dosyayı sıkıştırmak, parçalara bölmek veya fiziksel depolama kullanmak daha uygun olabilir.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, alıcının dosyayı açabileceğinden ve paylaşım izninin doğru ayarlandığından emin olun. Kişisel ya da ticari belgelerde bağlantı güvenliği, hız kadar önemlidir.
E-posta neden büyük dosyayı kabul etmez?
E-posta hizmetleri ek boyutuna bir üst sınır koyar. Ayrıca dosya e-postaya eklenirken kullanılan kodlama, gerçek dosya boyutunu artırabilir. Bilgisayarda sınırın altında görünen bir arşiv bu nedenle gönderim sırasında reddedilebilir.
Tekrar tekrar göndermeyi denemek yerine dosyayı bağlantı olarak paylaşmak daha verimlidir. Böylece alıcının posta kutusu dolmaz ve dosyanın güncel sürümünü değiştirmek daha kolay olur.
Bulut depolama bağlantısı oluşturma
Dosyayı kullandığınız bulut depolama hesabına yükleyin. Yükleme tamamlandıktan sonra paylaş menüsünü açın ve bağlantıya sahip kişilerin ne yapabileceğini belirleyin. Yalnızca indirme veya görüntüleme gerekiyorsa düzenleme izni vermeyin.
Bağlantıyı göndermeden önce gizli bir tarayıcı penceresinde açarak test edin. Alıcıdan hesap girişi istenip istenmediğini ve doğru dosyanın göründüğünü böylece anlayabilirsiniz.
Paylaşım süresini ve erişimi sınırlayın
Hassas dosyalarda bağlantıyı süresiz açık bırakmayın. Hizmet destekliyorsa son kullanma tarihi, parola ve indirme sınırı belirleyin. İş tamamlandığında bağlantıyı kapatın veya dosyayı paylaşılan alandan kaldırın.
Bağlantıyı herkese açık hale getirmek yerine belirli e-posta adreslerine erişim vermek daha güvenlidir. Ancak alıcının farklı hesapla giriş yapması gerekiyorsa erişim sorunu yaşanabilir; paylaşım ayarını alıcıyla önceden netleştirin.
Dosyayı sıkıştırmak ne kadar işe yarar?
Metin belgeleri, tablolar ve bazı ham dosyalar arşivlendiğinde belirgin ölçüde küçülebilir. Buna karşılık video, JPEG fotoğraf ve müzik dosyaları zaten sıkıştırılmış olduğundan arşiv yapmak boyutu çok az azaltabilir.
Birden fazla dosyayı tek klasör halinde göndermek için sıkıştırma yine yararlıdır. Dosya adlarının düzgün kaldığını ve alıcının kullanılan arşiv biçimini açabildiğini kontrol edin.
Video ve fotoğrafları küçültme
Alıcının orijinal kaliteye ihtiyacı yoksa video çözünürlüğünü veya bit hızını düşürmek dosya boyutunu ciddi biçimde azaltır. Fotoğraflarda genişlik ve yükseklik değerlerini kullanım amacına göre küçültmek, çoğu zaman kaliteyi gözle görülür biçimde bozmadan alan kazandırır.
Baskıya gidecek fotoğraf, kurgu yapılacak video veya arşivlenecek ham dosyada kaliteyi düşürmeyin. Bu tür dosyalarda bağlantı paylaşımı ya da fiziksel disk daha doğru tercihtir.
Dosyayı parçalara bölme
Bazı arşiv programları büyük bir dosyayı belirlediğiniz boyutlarda parçalara ayırabilir. Tüm parçalar alıcıya ulaştığında aynı klasöre konur ve ilk parça açılarak dosya yeniden birleştirilir.
Bu yöntem, tek dosya sınırı olan sistemlerde işe yarar fakat parçalardan biri eksikse arşiv açılamaz. Parçaları açık biçimde numaralandırın ve toplam parça sayısını alıcıya bildirin.
Geçici dosya aktarım hizmetleri
Geçici aktarım hizmetleri, dosyayı belirli bir süre sunucuda tutup indirme bağlantısı üretir. Hesap açmadan kullanılabilen seçenekler pratik görünse de gizli belgelerde hizmetin saklama süresi, şifreleme yaklaşımı ve gizlilik koşulları değerlendirilmelidir.
Kimlik belgesi, sözleşme, müşteri verisi veya şirket sırrı içeren dosyaları rastgele bir hizmete yüklemeyin. Kurumunuzun onayladığı depolama ve aktarım sistemini kullanın.
Harici disk veya USB bellek ne zaman mantıklı?
Yüzlerce gigabaytlık arşivlerde internet üzerinden yükleme günler sürebilir. Alıcı aynı şehirdeyse veya kargo ile güvenli teslim mümkünse harici disk daha hızlı olabilir. Dosyaları kopyaladıktan sonra diski farklı bir bilgisayarda açarak doğrulayın.
Taşınabilir bellekte hassas veri varsa şifreleme kullanın ve parolayı aynı paket içinde göndermeyin. Disk kaybolmasına karşı elinizde ikinci bir kopya bulundurun.
Yükleme süresini nasıl tahmin edebilirsiniz?
İnternet paketlerinde belirtilen yüksek hız çoğu zaman indirme hızıdır; yükleme hızı daha düşük olabilir. Dosya aktarım süresini belirleyen değer yükleme hızıdır. Wi-Fi yerine ağ kablosu kullanmak ve aktarım sırasında diğer yüklemeleri durdurmak süreyi kısaltabilir.
Dizüstü bilgisayarın uyku moduna geçmesi yüklemeyi kesebilir. Büyük aktarım sırasında güç bağlantısını takın ve geçici olarak uyku ayarını düzenleyin. Yükleme bittikten sonra eski ayarı geri getirin.
Göndermeden önce son kontrol
Dosyanın adını anlaşılır hale getirin, gereksiz kopyaları kaldırın ve kötü amaçlı yazılım taraması yapın. Alıcıya dosyanın yaklaşık boyutunu, biçimini ve bağlantının ne zamana kadar açık kalacağını yazın.
Çok önemli dosyalarda bütünlüğü doğrulamak için dosya özeti kullanılabilir. En azından alıcının indirme tamamlandıktan sonra dosyayı açabildiğini teyit edin. Paylaşım tamamlandığında gereksiz erişim izinlerini kapatmayı unutmayın.