Kısa bir teşekkür mesajı, görüşme için ayrılan zamanı takdir ettiğinizi ve pozisyona ilginizin sürdüğünü gösterir. Mülakatta konuşulan önemli bir noktayı hatırlatarak iletişimi profesyonel biçimde tamamlar.
Ne zaman gönderilmeli?
Genellikle görüşmeden sonraki 24 saat içinde göndermek uygundur. Sabah yapılan mülakattan hemen birkaç dakika sonra yazmak yerine notlarınızı toparlayıp aynı gün içinde sakin bir mesaj hazırlayabilirsiniz.
Hafta sonu veya tatil öncesi görüşmede, mesajı yine kısa sürede göndermek sorun değildir. Karar tarihini söyledilerse bu süreyi aşmadan iletişimi tamamlayın.
Konu satırı nasıl olmalı?
Konu satırı alıcının mesajı kolay tanımasını sağlamalıdır. Görüşme teşekkürünüz, pozisyon adı ve adınız gibi sade bir yapı kullanılabilir. Fazla yaratıcı veya belirsiz başlıklar profesyonel görünmeyebilir.
Şirket görüşme yazışmalarında belirli bir konu zinciri kullandıysa aynı zincir üzerinden yanıt vermek bağlamı korur. Yeni e-posta açıyorsanız pozisyonu açıkça belirtin.
Doğru kişiye hitap edin
Görüşmeyi yapan kişinin adını ve unvanını doğru yazın. Birden fazla kişiyle görüştüyseniz mümkünse her birine kısa ve farklılaştırılmış mesaj gönderin; adresleri toplu CC alanına eklemek kişiselliği azaltır.
E-posta adresi sizde yoksa insan kaynakları iletişiminden mesajı iletmesini rica edebilirsiniz. Sosyal medya üzerinden ısrarcı biçimde özel adres aramayın.
İlk paragrafı kısa tutun
Görüşme ve ayrılan zaman için teşekkür ederek başlayın. Hangi pozisyon ve hangi tarihteki görüşme olduğunu doğal biçimde hatırlatın. Uzun bir giriş, ana mesajı zayıflatır.
Samimi ama ölçülü bir ton seçin. Çok resmî kalıplar mesajı soğuk, aşırı rahat ifadeler ise profesyonellikten uzak gösterebilir.
Görüşmeden bir ayrıntı ekleyin
Ekip yapısı, yürütülecek proje veya pozisyonun önceliği gibi gerçekten konuşulan bir noktaya değinin. Bu ayrıntı, mesajın kopyala-yapıştır olmadığını gösterir.
Gizli veya hassas bilgileri tekrarlamayın. İlgiyi göstermek için tek bir anlamlı ayrıntı yeterlidir; görüşmenin bütün özetini yazmayın.
Uygunluğunuzu yeniden bağlayın
Deneyiminizin pozisyonun ihtiyacıyla kesiştiği bir noktayı bir veya iki cümleyle hatırlatın. Yeni bir ön yazı yazmak yerine görüşmede konuşulan ihtiyete doğrudan bağlanın.
Abartılı iddialardan kaçının. Somut bir beceri, benzer proje veya çalışma yaklaşımı, genel olarak çok uygun olduğunuzu söylemekten daha etkilidir.
Eksik kalan bilgiyi eklemek
Mülakatta yanıtlayamadığınız küçük bir noktayı kısa ve net biçimde tamamlayabilirsiniz. İstenen portföy, belge veya bağlantı varsa güvenli ve erişilebilir şekilde ekleyin.
Uzun savunma yapmak veya her cevabı yeniden yazmak iyi görünmez. Önemli bir hata yaptıysanız tek cümleyle düzeltin, doğru bilgiyi verin ve konuyu kapatın.
Kapanış ve sonraki adım
Pozisyona ilginizin devam ettiğini belirtin ve gerektiğinde ek bilgi sağlayabileceğinizi söyleyin. Karar için bildirilen takvime saygı gösterin; hemen yanıt talep eden bir kapanış kullanmayın.
Ad, soyad, telefon ve uygun profesyonel imza yeterlidir. Sosyal medya hesaplarını yalnız işle doğrudan ilgili ve güncelse ekleyin.
Mesajın ideal uzunluğu
Üç kısa paragraf çoğu durumda yeterlidir: teşekkür, kişisel bağlantı ve kapanış. Alıcının yoğun olduğunu düşünerek mesajı telefonda tek ekranda okunabilecek kadar sade tutun.
Uzun başarı listesi, maaş pazarlığı veya yeni talepler için teşekkür mesajını kullanmayın. Bu konular gerekiyorsa ayrı ve doğru zamanda ele alınmalıdır.
Göndermeden önce son kontrol
İsim, şirket, pozisyon ve ekleri iki kez kontrol edin. Başka şirkete yazılmış bir cümlenin kalması ciddi izlenim sorunu yaratır. Yazım denetimi yapın ve alıcı adresini en son ekleyin.
Mesajı kendinize okuyun; doğal, kısa ve belirli mi? Aynı kelimeyi çok tekrar ediyorsanız sadeleştirin. Planlı gönderim kullanıyorsanız saat dilimini kontrol edin.
Yanıt gelmezse ne yapılmalı?
Teşekkür e-postasına yanıt gelmemesi normaldir. Şirketin verdiği karar süresi dolmadan tekrar yazmayın. Süre belirtilmediyse birkaç iş günü sonra kısa bir durum sorusu yöneltilebilir.
Arka arkaya e-posta ve mesaj göndermek baskı yaratır. Tek bir nazik takipten sonra süreci beklemek, profesyonel tutumu korur.
Türkçe mi yabancı dil mi?
Görüşmenin yapıldığı ve şirketin kullandığı dil genellikle en güvenli seçimdir. İlan yabancı dilde olsa bile mülakat Türkçe yapıldıysa gereksiz yere farklı dilde mesaj yazmak şart değildir.
Yabancı dil kullanacaksanız anlamından emin olmadığınız süslü kalıplar yerine kısa ve doğru cümleler seçin. İsim ve unvan yazımını yine dikkatle kontrol edin.
Telefon görüşmesi sonrası teşekkür
Kısa ön görüşmeden sonra mesaj daha sade olabilir. Görüşmenin yararlı olduğunu, pozisyona ilginizin sürdüğünü ve sonraki adımı beklediğinizi belirtmek yeterlidir.
Henüz detay konuşulmadıysa yapay bir kişiselleştirme eklemeyin. Görüşmede gerçekten geçen tek bir konuya değinmek daha doğaldır.
Olumsuz sonuçtan sonra iletişim
Red yanıtı aldıysanız kısa teşekkür edip gelecekte uygun roller için iletişimde kalmak istediğinizi söyleyebilirsiniz. Karara itiraz eden veya açıklama talep eden uzun mesaj yazmayın.
Geri bildirim isterseniz bunu nazik ve isteğe bağlı biçimde sorun. Her şirketin ayrıntılı yanıt veremeyebileceğini kabul edin.
Pratik ek kontroller
Şirketin aday takip sistemi varsa mesajı sunulan resmi kanaldan gönderin. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Portföy bağlantısının erişim iznini gizli pencerede test edin. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Talep edilmediyse özgeçmişi ve büyük dosyaları tekrar eklemeyin. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Maaş pazarlığını teşekkür e-postasında yeniden açmayın. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Otomatik düzeltmenin kişi ve şirket adını değiştirmediğini kontrol edin. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Samimi görüşmede bile profesyonel sınırı ve sade tonu koruyun. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Yanıt geldiğinde kısa ve doğrudan karşılık verin. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Gönderilen mesajın kopyasını sonraki görüşme için saklayın. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Mülakat notlarını aynı gün düzenlemek mesajı kişiselleştirmeyi kolaylaştırır. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Göndermeden önce alıcı alanını en son eklemek yanlışlık riskini azaltır. Bu küçük kontrol, ana yöntemin günlük kullanımda daha güvenli ve sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.